Jak poprawić komunikację w firmie? 6 praktyk, które zwiększą zaangażowanie

Komunikacja w firmie może być Twoją największą przewagą konkurencyjną albo… cichym złodziejem produktywności i motywacji. 88% pracowników spędza większość tygodnia na wymianie informacji. To tak, jakby obejrzeli wszystkie sezony „Gry o Tron” – tylko zamiast intryg przyswajają e-maile i powiadomienia. Jak uprościć ten chaos i sprawić, by komunikacja była jasna, skuteczna i autentyczna? W tym artykule poznasz na to konkretne wskazówki, które możesz wdrożyć od zaraz lub… w naprawdę krótkim czasie.

Komunikacja w firmach? Nie jest dobrze

Zacznijmy od złych informacji. Komunikacja w firmach naprawdę kuleje. Dowodzi tego, chociażby raport The 2024 State of Business Communication przygotowany przez Grammarly. Wynika z niego między innymi, że:

• 78% pracowników zauważyło wzrost częstotliwości komunikacji w ciągu ostatniego roku,
• 88% korzysta z większej liczby kanałów komunikacji niż wcześniej,
• a 55% pracowników czuje się wręcz przytłoczonych liczbą powiadomień i różnych kanałów komunikacyjnych, co skutkuje problemami w skupieniu się oraz w priorytetyzacji zadań.

Zresztą kto z nas nie czułby zagubienia, gdyby jednocześnie dostawał kilka wiadomości na firmowym mailu, Slacku, WhatsAppie, czy Teamsach, które w dodatku często prezentują sprzeczne informacje.

Dla tych, którzy nie posiadają duszy humanistów, szczególnie zatrważający może okazać się fakt, że pracownicy umysłowi niemal 19 godzin tygodniowo poświęcają na pisanie wiadomości, zawstydzając tym pewnie niejednego pisarza, a połowa tego czasu przeznaczana jest na przygotowywanie komunikatów lub odpowiadanie na wiadomości innych osób: najczęściej za pomocą e-maila, ale nie tylko.

Jakby tego było mało, pracownicy zgłaszają również 11% wzrost czasu spędzonego na przeglądaniu lub edycji materiałów komunikacyjnych w porównaniu do poprzedniego roku. Niestety jednak, choć tempo komunikacji rokrocznie rośnie, jej jakość w pisemnej formie nie wzrasta.

Co ciekawe, aż 87% liderów uważa, że ich organizacja komunikuje się skutecznie, lecz z tym stwierdzeniem zgadza się tylko… 63% pracowników.

Firmowa gra w głuchy telefon

Warto też wiedzieć, że ponad połowa specjalistów odczuwa niepokój związany z nadmierną ilością czasu na tworzenie i rozszyfrowywanie cudzych wiadomości. Wyzwanie to jest szczególnie trudne dla aż 59% liderów, którzy doświadczają nieporozumień w komunikacji pisemnej raz w tygodniu lub częściej.

Trudno im się dziwić, bo komunikacja w wielu współczesnych firmach przypomina nieco grę w głuchy telefon: im więcej osób próbuje zrozumieć i poprawić jakiś komunikat, tym bardziej on się rozmywa, a finalny efekt często nie ma nic wspólnego z pierwotnym przekazem.

W efekcie wiele organizacji inwestuje duże środki w strategie, narzędzia i szkolenia, by się rozwijać, ale zapomina o podstawach, a brak solidnych fundamentów komunikacyjnych przypomina budowanie drapacza chmur na ruchomych piaskach – im wyżej chcemy sięgnąć, tym większe ryzyko, że za chwilę wszystko runie.

Co więc zrobić, by komunikacja w firmie stała się jej supermocą, a nie słabością? Poznaj 6 dobrych praktyk w tym zakresie.

1. Porządek w kanałach komunikacji

Pierwszym krokiem na drodze do ulepszenia komunikacji w firmie jest uproszczenie infrastruktury komunikacyjnej, eliminując w niej zbędne kanały i standaryzując kluczowe narzędzia.

To działanie powinien poprzedzić audyt i selekcja. W praktyce oznacza to, że należy sprawdzić, ile kanałów w Twojej firmie jest faktycznie używanych, a ile generuje tylko niepotrzebny hałas. Zidentyfikuj przy tym dublujące się rozwiązania: jeśli pracownicy komunikują się przez Teamsy, Slacka, WhatsAppa, Messengera i e-mail jednocześnie to znak, że warto coś uprościć.

Dobrą praktyką jest wybrać jeden centralny system do pracy zespołowej oraz jeden do formalnej komunikacji plus ewentualnie jeden dodatkowy do zarządzania zadaniami i nadawania im priorytetów.

Zdefiniuj też konkretne miejsca do wgrywania firmowych plików, aby ich odnalezienie nie przypominało popularnej przed laty zabawy w „Gdzie jest Wally?„.

2. Eliminacja zbędnych powiadomień

Kolejną dobrą praktyką jest wyłączenie niepotrzebnych powiadomień i zastanowienie się, czy aby na pewno każda zmiana w dokumencie wymaga wysłania odrębnej notyfikacji. Bo zapewne tak nie jest, a po prostu do tej pory wszyscy w firmie wysyłali je bezwiednie, zanim dotarło do nich, że to bez sensu i dużo lepiej jest po prostu dać cynk wszystkim zainteresowanym, gdy dany plik będzie już dostępny w finalnej wersji.

Pomyśl też koniecznie o ustaleniu w swojej organizacji godzin bez powiadomień, które pozwolą Twoim współpracownikom skupić się na bieżącej pracy i zredukują stres, który nierzadko towarzyszy tym, którzy próbują ogarnąć jedno zadanie, podczas gdy z każdej strony docierają do nich kolejne komunikaty i rozpraszacze.

Takie ciche godziny, pozwalająca m.in. na głęboką pracę to prawdziwy komunikacyjny game changer, również dla osób neuroróżnorodnych, np. w spektrum autyzmu lub ADHD, które często wykazują większą wrażliwość na bodźce sensoryczne oraz nadmiar dźwięków i informacji.

3. Stworzenie słownika emoji

To, co na pewno usprawni komunikację w Twojej organizacji i pozwoli uniknąć wielu nieporozumień, to również stworzenie firmowego słownika emoji.

Okazuje się bowiem, że istnieje diametralna różnica w komunikacie zakończonym tym uśmiechem 🙂, który dla przedstawicieli generacji Z jest złośliwy i szyderczy, a tym uśmiechem ☺️, który jest bardziej uniwersalny i nie kryje się za nim żadne podwójne znaczenie.

Warto też uważać na ikonę kciuka w górę 👍, która nie tylko przypomina ojcowską reakcję na dosłownie wszystko: od awansu w pracy po złamaną nogę, ale również jest negatywnie odbierana przez Gen Z, jako znak pasywno-agresywny. W tym przypadku w grę wchodzą nam nie tylko różnice międzypokoleniowe, ale również międzykulturowe. Bo o ile kciuk w górę w Europie i krajach anglosaskich faktycznie oznacza aprobatę, to np. na Bliskim Wschodzie uznawany jest za niezwykle obraźliwy i wulgarny.

Wiadomo, że w środowisku pracy współpracują ze sobą przedstawiciele różnych pokoleń, a często nawet i narodowości, więc stworzenie takiego Waszego własnego słownika, w którym jasno będzie opisane używanie w firmie emoji, znacząco ułatwi komunikację i sprawi, że nikt nie wyląduje za to na dywaniku u HR. 🤓

4. Dbałość o formę treści

Od lat wiadomo też, że nie tylko sam przekaz jest ważny, ale również… jego forma. Jeśli Twoja wiadomość jest stosunkowo długa, czyli składa się przynajmniej z kilku zdań, warto podzielić ją na akapity, niezależnie od tego, czy wysyłana jest za pośrednictwem e-maila, czy jakiegokolwiek innego firmowego komunikatora.

Najprościej jest w tym przypadku kierować się regułą, że 1 myśl = 1 akapit, a pomiędzy poszczególnymi wątkami występuje pojedyncza linijka przerwy. Dzięki temu komunikacja stanie się nie tylko lżejsza wizualnie i wzrok nie zmęczy się czytaniem, zanim w ogóle je rozpocznie, ale również będzie bardziej przejrzysta, a najważniejsze informacje nigdzie nie umkną.

Nie zaszkodzi też stosowanie bullet-pointów oraz pogrubień, które również zwrócą uwagę odbiorcy na najważniejsze elementy w tekście, bo chyba nikt się nie łudzi, że zapamięta z naszej wiadomości dosłownie wszystko.

5. Nie samym tekstem komunikacja żyje

Warto też się zastanowić, czy obszerny e-mail, wielostronicowy dokument, czy długi elaborat na firmowym komunikatorze, nie mogłyby przypadkiem przybrać innej formy?

Niektóre maile lub instrukcje można przecież z powodzeniem zastąpić krótkimi wiadomościami głosowymi, lub materiałami video, które nie tylko są bardziej efektywne w odbiorze, ponieważ mowę przyswajamy szybciej niż tekst, ale również dzięki zastosowaniu intonacji w głosie, nierzadko eliminują interpretacyjne nieporozumienia.

Umówmy się też, że dużo łatwiej jest obejrzeć 2-minutowe video, niż przeczytać 3-stronicowy dokument lub długaśnego maila, które przypominają never ending story.

W dodatku zarówno video, jak i wiadomości głosowe redukują stres związany z analizowaniem tonu wypowiedzi w pisemnych wiadomościach oraz stanowią formę naturalnej rozmowy i komunikacji, która buduje więź dużo bardziej niż czytanie komunikatu człowieka, którego w czasach pracy zdalnej lub hybrydowej, nierzadko nigdy wcześniej nie widzieliśmy na oczy.

Przyjacielem komunikacji są też infografiki i wizualizacje, które często wyrażają więcej niż 1000 słów.

A jeśli coś już naprawdę musi być mailem, warto kierować się kilkoma zasadami:

• Oznaczaj kluczowe informacje w nagłówkach, np. [Pilne], [Podsumowanie], co ułatwi priorytetyzację zadań.
• Korzystaj z checklist zamiast rozbudowanych akapitów.
• Unikaj mailowego ping-ponga – jeśli wiadomości idą w dwie strony więcej niż 3 razy, czas na rozmowę, głosówkę lub video.

6. Transparentność i autentyczność

Okej… uprościliśmy i uporządkowaliśmy nieco komunikację wewnątrz firmy. Nie zaopiekowaliśmy się jednak jeszcze kwestią autentyczności, a bez niej nie ma szans na zaangażowanie pracowników wokół wspólnej idei, misji oraz wizji.

Otwartość w komunikacji sprzyja budowaniu atmosfery zaufania, co ma ogromne znaczenie w kształtowaniu kultury organizacyjnej opartej na współpracy. Według badań Gallupa, pracownicy w firmach, które prowadzą regularny dialog i zachęcają do wymiany opinii, są ponad 20% bardziej zaangażowani w realizację celów biznesowych. Dzieje się tak ponieważ informacje nie pozostają w tzw. „silosach”, lecz przepływają między działami w sposób spójny i przejrzysty.

Jakby tego było mało, 85% pracowników twierdzi, że czują się bardziej zmotywowani, gdy kierownictwo regularnie dostarcza im aktualne informacje na temat działalności firmy.

Warto jednak wiedzieć, że otwarta i szczera komunikacja w praktyce oznacza nie tylko dzielenie się pozytywnymi informacjami na temat sukcesów oraz postępów projektów, lecz również na temat wyzwań i trudności, z którymi zmaga się firma, dzięki czemu znacząco zmniejszy się pole do destrukcyjnych plotek i spekulacji.

Gdy menadżerowie transparentnie mówią o trudnościach, zespół chętniej angażuje się w szukanie rozwiązań, zamiast koncentrować się na domysłach. Według badań SHRM (Society for Human Resource Management), przedsiębiorstwa dzielące się informacjami o niepowodzeniach w kontrolowany i konstruktywny sposób szybciej uczą się na błędach i chętniej wdrażają innowacje. Szczerość zmniejsza też ryzyko konfliktów, bo wiele potencjalnych nieporozumień jest rozwiązywanych na bieżąco, zanim eskalują i przerodzą się w większy problem. No i jakby tego było mało, transparentni liderzy zyskują większy szacunek, ponieważ nie ukrywają niewygodnych faktów.

Dobrą praktyką w wielu organizacjach są regularne sesje AMA (Ask Me Anything) lub AHM (All Hand Meeting) podczas których każdy pracownik – niezależnie od stanowiska – może zadawać pytanie zarządowi. Dzięki takim działaniom firmy, które je wdrożyły, zauważają m.in. spadek liczby niedomówień i szybszą reakcję na potencjalne błędy w projektach czy bieżących działaniach.

Innym pomysłem są też podsumowania najważniejszych wydarzeń przygotowane przez liderów w dedykowanych ku temu miejscach w wewnętrznych komunikatorach, dzięki czemu pracownicy czują się lepiej poinformowani i nie bawią się w domysły.

Warto jednak w tym wszystkim nie zapominać o tym, że autentyczność w organizacji to również przekładanie swoich firmowych wartości na konkretne, praktyczne działania. Bolączką wielu biznesów jest bowiem to, że często ich wartości pozostają jedynie deklaratywne, przez co w stosunkowo krótkim czasie nowi, starzy pracownicy lub klienci orientują się, że stali się ofiarami zjawiska oczekiwania kontra rzeczywistość, co jest z reguły bardzo rozczarowujące i prowadzi do wielu złych emocji, w tym frustracji i niezadowolenia, które z kolei przekładają się na spadek zaangażowania i motywacji do pracy.

Z raportu State of The Global Workplace 2024 jasno wynika, że na świecie tylko 23% pracowników jest zaangażowanych w swoją pracę.

Tworzenie miejsca pracy w którym każdy czuje się widziany, słyszany i akceptowany takim, jakim jest zawsze pozytywnie wpływa na morale, dobrostan i zaangażowanie w zespole, zmniejsza liczbę absencji i odpływu pracowników i po prostu sprawia, że powstają miejsca, w których chce się być.

Słowo na koniec (albo kilka)

Podsumowując więc ten nieco za długi artykuł (jak zawsze u mnie): komunikacja w organizacjach może być zarówno supermocą, jak i cichym złodziejem produktywności. Kluczem do sukcesu nie jest jednak więcej wiadomości, więcej narzędzi czy więcej spotkań, ale ich jakość, przejrzystość i skuteczność. Uproszczenie infrastruktury komunikacyjnej, standaryzacja narzędzi oraz eliminacja zbędnych rozpraszaczy pozwalają pracownikom skupić się na tym, co naprawdę istotne, zamiast tonąć w niekończących się powiadomieniach i niejednoznacznych wiadomościach.

Jednak skuteczna komunikacja to nie tylko kwestia organizacji przepływu informacji – to również kwestia transparentności i autentyczności. Pracownicy chcą wiedzieć, co dzieje się w firmie, a nie domyślać się tego między wierszami. Otwarty dialog, jasne zasady komunikacji i gotowość liderów do dzielenia się zarówno sukcesami, jak i wyzwaniami, budują atmosferę zaufania i zaangażowania. Brak spójności między deklaracjami a rzeczywistością sprawia, że organizacja traci wiarygodność, a jej komunikacja zamiast integrować, prowadzi do frustracji i demotywacji zespołu. Dlatego, zamiast mnożyć kanały i procedury, warto skupić się na tym, by nasza komunikacja była klarowna, autentyczna i dostosowana do odbiorców. W końcu to nie liczba wysłanych wiadomości decyduje o skuteczności, ale ich treść i sposób przekazu.

No i już naprawdę na koniec, jak powiedział przed laty Walt Disney:

Sposobem na zaczęcie jest skończenie mówienia i podjęcie działania.

Zrób pierwszy krok już dziś – uprość komunikację w swojej firmie i przekonaj się, jak bardzo wpłynie to na wyniki i atmosferę.